研究活動

公的研究費の管理・監査体制

公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)に基づく体制について(申し合わせ)

趣旨

平成19年2月15日付けで文部科学省より,「研究機関における公的研究費の管理監査のガイドライン」(実施基準)が刊行された。これに基づき,競争的資金等の管理は研究機関の責任において行うという大原則が打ち出された。これに伴い,この原則の徹底を図ることを目的に,不正を誘発する要因を除去し,仰止機能ある環境や体制の構築を図ることを趣旨とする。

 

機関内の責任体制及び公表について

競争的資金等の運営・管理を適正に行うためには,運営・管理に関わる者の責任と権限の体系を明確にする。

1.責任者の使命と責任
  1. 最高管理責任者は,機関全体を総括し,競争的資金等の運営・管理について最終責任を負う者。また,適切なリーダーシップを発揮しなければならない。
  2. 統括管理責任者は,最高管理責任者を補佐し,競争的資金等の運営・管理について機関全体を統括する実質的な責任と権限を持つ者
  3. 部局責任者は,競争的資金等の運営・管理について実質的責任と権限を持つ者

 

2.機関内の責任体系
  1. 最高管理責任者 学長
  2. 統括管理責任者 事務局長
  3. 部局責任者(総括 教育研究協力部次長
  4. 監査関係責任者 法人本部企画広報課長
  5. 旅費・謝金・人件費管理責任者 総務部総務課長
  6. 担当部署責任者 教育研究協力部教育研究協力課長
3.機関内外に公表

公開の方法は,本学のホームページや学園新聞などで公表する。

 

事務処理手続きに関する相談窓口の設置

競争的資金等の事務手続きに関する相談窓口を設置する。

相談窓口担当者は,文部科学省の説明会などに必ず出席し,情報の収集に努めなければならない。また,研究者等や事務職員に対し,不正防止計画推進室指導の下,説明会等を開催し,情報の伝達を努めなければならない。

  1. 窓口を教育研究協力部教育研究協力課内に設置する。
  2. 相談窓口は,機関内外に公表しなければならない。
  3. 相談窓口で相談された案件は,不正防止計画推進室に報告しなければならない。

 

使用ルール等に関する相談受付窓口の設置

競争的資金等の使用に関するルール等について,機関内外からの相談を受け付ける窓口を設置する。

相談窓口担当者は,文部科学省の説明会などに必ず出席し,情報の収集に努めなければならない。また,研究者等や事務職員に対し,不正防止計画推進室指導のもと,説明会等を開催し,情報の伝達を努めなければならない。

  1. 窓口を教育研究協力部教育研究協力課内に設置する。
  2. 相談窓口は,機関内外に公表しなければならない。
  3. 相談窓口で相談された案件は,不正防止計画推進室に報告しなければならない。

 

通報<告発>の受付窓口の設置

機関内外からの通報<告発>の受付窓口を設置する。
受付窓口の担当者は,告発者に対し守秘義務の徹底を計らねばならない。

  1. 窓口を教育研究協力部教育研究協力課内に設置する。
  2. 告発された案件は,速やかに不正防止計画推進室に報告しなければならない。
  3. 通報<告発>の受付窓口は,機関内外に公表しなければならない。

 

研究費の適切な運営及び管理

適正な予算執行を行う上で,業者との癒着の防止等,不正につながる問題を捉え,実効性のあるチェックが効くシステムを作り管理することを目的にする。

1.発注・検収・納品業務について
(1) 経費支出フローチャート

購入者(研究者等)は物品購入依頼書を作成し教育研究協力課に提出する。

教育研究協力課担当者は,消耗品に限り,見積もりを取り発注する。
備品は,管財課担当者に依頼する。

業者は,発注した教育研究協力課担当者及び管財課担当者に納品する。
備品等に関しては,立会い検査の場合もある。

担当者は,納品された品物の確認をするとともに,納品書に検印する。
検印のない納品書は,支払いに回さない。

担当者は,納品された品物を購入者(研究者等)に届ける。
(場合によっては,業者に納品をさせる。)

教育研究協力課は,納品書及び請求書に基づき,支払い明細書を作成し,担当者に支払の指示を出す。

(2) 研究者等が発注及び検収できる特例について
  1. 1件の発注金額が5万円以内の消耗品に限り発注できる。
  2. この場合,見積もりを取り,規程に則った手続きをとること。
  3. 必ず予算を持った研究者等が発注すること。
  4. 検収は,予算を持った研究者等(発注した者)に限る。
  5. 検収は,納品書の裏側に日付及び検収者がわかるように押す。
  6. 抜き打ちで監査が入るものとする。

 

(3) 不正防止計画推進室指導のもと,ルールの徹底を図るために随時,研究者等や事務職員に対し,説明会等を開催しなければならない。

 

2.出張計画の実行状況
(1) 経費支出フローチャート

出張者(研究者等)は,出張願及び承認簿を作成し,研究協力課担当者に提出する。

先端科学研究所長の承認の後,総務課に提出する。

総務課担当者は,提出された出張願及び承認簿を審査する。(出張許可)

出張者(研究者等)は出張後,出張報告書を作成し,教育研究協力課に提出する。(その場合,出張を証明する資料を添付する。学会発表の要項,航空機の半券,パスポートの写し等)

総務課担当者は,審査後,旅費及び日当の計算をし,教育研究協力課担当者に指示する。

教育研究協力課担当者は,予算項目を確認し,総務課に報告する。

教育研究協力課担当者は,支払い明細書を作成し,担当者に支払いの指示を出す。

(2) 不正防止計画推進室指導のもと,ルールの徹底を図るために随時,研究者等や事務職員に対し,説明会等を開催しなければならない。

 

3.実験補助等の継続的な作業を行う研究支援者等の勤務実態の把握
(1) 継続的な契約の勤務状態を把握するフローチャート

契約書の取り交わし
契約は原議書(教育研究協力課担当者が作成)により決裁をとり委嘱状(総務課より)を発行をする。

出勤簿により出勤の把握をする。(出勤簿は教育研究協力課窓口に備付け)

教育研究協力課担当者は支払い明細書を記入し,担当者に支払いの指示を出す。

支払いは銀行振り込みによる。

(2) 管理は全て教育研究協力課担当者が行う。
(3) 契約者は出勤した場合,教育研究協力課に備付けの出勤簿に捺印する。
捺印しない場合は給料の支払いはしない。
(4) 単発的なアルバイトの場合のフローチャート

契約書の取り交わし

出勤簿により出勤の把握をする。(出勤簿は教育研究協力課窓口に備付け)

教育研究協力課担当者は支払い明細書を記入し,担当に支払いの指示を出す。

会計課は現金で教育研究協力課担当者に受け渡す。

教育研究協力課担当者は,アルバイト生に直接,受け渡す。

 

不正防止計画推進室の設置

  1. 研究機関全体の観点から不正防止計画の推進を担当する者及び部署を法人本部に置く。
  2. 最高管理責任者が率先して対応することを機関内外に表明するとともに,自ら不正防止計画の進捗状況に努める。
  3. 機関内に内部監査部門を設置する。内部監査部門は,不正防止計画推進室と密接な連絡を保ち不正防止計画推進室のチェックが働くような体制とする。
  4. 各部局等は,機関全体で不正が生じにくいように,不正防止計画推進室と協力し,不正防止に努める。
  5. 研究者を代表して先端科学研究所の所長をあてる。
  6. 不正防止計画推進室のメンバー
  1. 最高管理責任者 学長
  2. 内部監査 法人本部企画課長
  3. 内部監査 総務部会計課長
  4. 統括管理責任者 事務局長
  5. 研究者代表 先端科学研究所所長 
  6. 部局責任者 教育研究協力部長
  7. 物品購入管理責任者 総務部管財課長
  8. 旅費・謝金・人件費管理責任者 総務部総務課長
  9. 担当部署責任者 教育研究協力部教育研究協力課長

 

不正な取引に関与した研究者等への対応について

  1. 不正取引に関与した疑いがあつた場合は,不正防止計画推進室で慎重に監査し,その不正が明確になった場合は,学内表彰・懲戒委員会に諮問する。
  2. 学内表彰・懲戒委員会の答申に基づき処罰を決定する。

 

不正な取引に関与した業者への対応について

不正な取引に関与した業者への取引停止等の処分を機関として定める。

  1. 学園は全ての取引を停止する。
  2. 停止期間は原則的に10年とする。
  3. 始末書を提出させる。
  4. 不正な取引のあった原因を追究し,今後起こらないような対策をたてる。
(研究者等及び事務職員の理解度の確認について)

不正防止のルール(資金の使途や繰越などの制度に関する制度改善の最新情報を含む。)に関する理解を機関内の関係者に浸透しているかの確認をしなければならない。

  1. 不正防止計画推進室指導のもと,ルールの徹底を図るために随時,研究者等や事務職員に対し,説明会等を開催しなければならない。
  2. 研究者等及び事務職員が理解をしているかどうか,確認をしなければならない。
  3. 確認の方法として,アンケートが望ましい。

 

モニタリング体制の整備状況について

不正の発生の可能性を最小限にすることを目差し,機関全体の視点から実効性のあるモニタリング体制を整備する。

  1. 不正防止計画推進室が中心となり,不正防止計画の立案をする。
  2. 研究費の適切な運営及び管理の中で記述の(1)経費支出(2)出張計画の実行状況(3)実験補助等の継続的な作業を行う研究支援者等の勤務実態の把握等で記述のとおり,研究者等一人が管理するのでなく,事務職員が必ず入ることにより,チェック体制をとる。
  3. この体制を徹底できるようなモニタリング体制の構築を図る。

  • (1) 体制の告知をする。
  • (2) ルールの徹底を図るために随時,研究者等や事務職員に対し,説明会等を開催する。
  • (3) ルールの徹底を図るために随時,研究者等や事務職員に対し,パンフレット等を出版し徹底を図る。
  • (4) 研究者等の研究遂行能力を低下させないようなしくみを構築する。
  • (5) 不正防止計画推進室のメンバーは随時集合できるような体制をとれるようにする。
  • (6) 不正防止のルール(資金の使途や繰越などの制度に関する制度改善の最新情報を含む。)に関する理解を機関内の関係者に浸透しているかの確認をしなければならない。
  • (7) 本学のモニタリング体制を別紙に定める。

 

監査体制の整備について

不正の発生の可能性を最小限にすることを目差し,機関全体の視点から実効性のある監査体制を整備する。

  1. 不正防止計画推進室の内部監査部門が中心となり,監査体制の立案をする。
  2. 内部監査部門は,防止計画推進室と緊密な連携をとること。
    しかしながら,それぞれの意見形成に相互に影響を及ぼすことは避けること。
  3. 内部監査部門は,会計書類の形式的要件等の財務情報に対するチェックのほか,体制の不備の検証も行う。
  4. 内部監査部門は,最高管理責任者に直轄的な組織と位置付け,必要な権限を付与する。
  5. 内部監査部門は教育研究協力課に設置された,相談窓口・通報<告発>の受付窓口等の組織等と連携し,監査の効果を発揮できるようにする。
  6. 内部監査部門の実施に当たっては,把握された不正発生要因に応じて,監査計画を随時見直し,効率化・適正を図る。
  7. 本学の監査体制を別紙に定める。

※本申し合わせは,平成19年11月6日より施行する。



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